Fileflo とは?


多くの企業において、あふれる情報を管理することは重要でありながらこれは大変な作業です。ファイリングされている文書から目的文書をさがし出すことは時間のかかることであるにもかかわらず、素早い処理が要求されます。また、重要な文書やファイル程、紛失してしまうことがしばしばあります。管理されていない文書を見つけ出すことはさらに難しくなります。

File Cabinetこのための何か良い解決法はあるのでしょうか?Fileflo がこのお手伝いをします。Fileflo は文書をスキャニングし、インデックス付けを行い、その文書を高速検索するための電子ファイリング(文書管理)システムです。このシステムによって一日に 30,000 ページもの文書の入力処理がおこなえます。Fileflo を使って、数十万の文書からある文書を探し出したり、文書中の数千ページから、ある1ページを見つけ出すのにたった数秒しかかかりません。このための検索キー情報すべてを知る必要はありません。

紙情報のように間違えた場所にファイルを戻してしまう心配もいりません。他の人が参照中でも同時に見ることができます。また、紙情報では難しい、いろいろな切り口(インデックスキー)からの検索も容易です。オリジナルの文書保管はそのままに、素早い情報の検索ができる Fileflo の価値をご検討ください。

しかしながら、このように便利なファイリングシステムであっても、システム構築に費用がかかり過ぎては導入が難しくなってしまいます。Fileflo では数十万件以上処理できる他のシステムに比べ、少ない投資で実現できます。これは、標準仕様を採用し、既に高性能データベースを内蔵しているためです。また、スタンドアロン(パソコン1台)の構成から始められ、過去のデータ入力が完了してから、またはデータ増加につれネットワーク版へ拡張可能です。

■ どのように Fileflo は働くか

Fileflo ソフトウェアと接続可能なスキャナの一つを接続して紙文書をスキャンします。グラフィックス・ファイルについても PCX, BMP, WPG, WMF, PICT, TIF, JPEG 等の形式でインポートできます(さらに電子文書としてオリジナルのワープロ、スプレッドシート、またはデータベースの形式でもインポートもできます。-日本語対応予定)。 文書をスキャンした後、Fileflo の OCR エンジンによる自動インデックスまたはキーボード入力によってインデックス付けをおこないます。一例として、従業員管理のアプリケーションでは、名前、保険番号、職歴等(8項目まで指定可)をインデックスとして使います。イメージデータは磁気ディスク、光ディスク(CDやMO等)に文書として保存され、いろいろな方法で検索できます。1枚の光ディスクに10本のファイルキャビネット以上の情報を保存できますので、文書保存に必要なスペースを大幅に減らすことができます。

Cimputer and Scanner

■ Pentium ワークステーションやネットワーク上で動く強力なソフトウェア

Fileflo は堅牢かつ高パフォーマンスな文書管理システムです。このシステムは高速スキャナが接続された数多くのインテル Pentium ワークステーションやネットワーク上で利用できます。これら価格性能比が優れたハードウェアと Fileflo ソフトウェアとの組み合わせにより、文書データの迅速で正確な保管と検索を通して組織における生産性を大幅に上げるはずです。

 

■ Fileflo 導入によるメリット

企業活動におけるほとんどの文書をひとつの強力、効率的、かつ使いやすいこの文書管理システム‐Fileflo で管理することができます。

この導入により次のメリットがあげられます。


・ 社員の生産性向上
・ 生きた情報をすばやく正確に検索
・ 文書の喪失やミスファイルの減少
・ ファイル保存スペースを大きく減少
・ 迅速で効果的な意志決定を実現