文書管理

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ドキュメント管理していますか?

企業が生き残るために今、何をすべきなのでしょうか?

米国企業に比べ情報化が立ち遅れ、オフィスの生産性が低いという現実。

基幹業務のコンピュータ化は整備されてきました。
インターネットから外部の最新情報がすぐ手に入るようになりました。
E-Mail で社内外とのコミュニケーションがスムーズになりました。

しかし、情報の工場でもある、あなたのオフィス内の文書管理は
時代遅れなままではないでしょうか?
米国では紙ファイリングの電子化が急速に進んでいます。

まだ大丈夫は、もう手後れです。
即効性ある情報化投資、ドキュメント管理が今、必要です!

< INDEX >

1.ドキュメント(文書)の定義

2.文書管理の方法

A. 紙文書
B. コード情報
C. 紙のイメージ情報
D. イメージ情報+コード情報

3.それぞれの文書管理の問題点

A. 紙文書
B. コード化文書
C. イメージ文書

4.それぞれの文書管理の利点

A. 紙文書
B. コード文書
C. イメージ文書
D. イメージ文書+コード文書

 

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1.ドキュメント(文書)の定義

ドキュメント(文書)を辞書で引くと「文字で書き記したもの」とあり、あらゆる文字媒体がこの中に含まれることがわかります。大昔の遺跡からは、岩、貝、木片、金属等を記録媒体として文字が書き記され発見されています。紙が1900年程前に中国で発明されて以来、情報は紙を中心に世代を越え伝えられてきました。工業化が進んでからは大量生産された紙が情報媒体になりました。情報化社会に移行しつつある現代でも、大量出版物やコンピュータから出力される紙が依然、情報媒体の中心です。

実際にはその媒体に記録される対象は、文字だけでなく絵や図表なども文書情報として含まれています。したがって、広義になりますが文書というと“情報を書き記したもの”となります。(但し、音声や動画など時間軸をともなうもののみを扱うものは一般的に文書とは呼びません。)

2.文書管理の方法

“ドキュメントの定義”からも理解できるように、文書管理=情報管理であることをまず認識すべきでしょう。しかしながら、文書管理というと、範囲が広く、対象、方法があいまいで混乱が生じます。文書管理の方法は大きく次に分けることができるでしょう。

A. 紙文書

紙に記録された文書を、ファイルフォルダやキャビネットに収納して管理する伝統的な方法です。文書にはメモ、FAX、コピー、カタログ、契約書、伝票、書籍等、あらゆるものが含まれるでしょう。コンピュータのない時代のオフィスはすべて紙文書の管理でした。

B. コード情報

コンピュータにキー入力された、テキスト、ワープロ、データベース、表計算、絵、図表等をファイル名やデータベースで管理する方法です。最近では、SGML、HTML や PDF 形式で文書管理する方法も利用され始められています。入力手段としては、キーボード入力やグラフィックスのためのマウス、パッド、プロッター等があります。ソースデータが完全にペーパーレス(ディジタル)化されているオフィスであればこの方法による管理も可能ですが、そのようなオフィスは、まだそれ程多くはないでしょう。

C. 紙のイメージ情報

この他に第三の方法として、A と B の中間に位置する“紙文書のイメージ情報”による管理があります。スキャナやカメラ等を使い、紙ページや写真をそのまま入力し、これらにインデックスを付けて保存、管理する方法です。これにはイメージページをアナログ情報としてマイクロフィルムや 35mmフィルムに保存する方法と、ディジタル情報として電子ファイリングし保存する方法があります。

コンピュータによる“文書管理”または“ファイリング ソフト”というと、B だけを指す、C だけを指す、B,C 両方の機能を持ち管理できるものを指す場合がありますので、明確にすべきでしょう。

D. イメージ情報+コード情報

“C. 紙のイメージ情報による文書管理”に“コード情報”を含めて管理する方法です。この方法が現在主流となっています。

 

3.それぞれの文書管理の問題点

A. 紙文書

1. 物理的な場所を取る

大量に文書が発生すると、保存場所の問題から保存期限を決めて保存するしかありません。HIV 訴訟のように、保存期限を越えた後にその文書が必要になるケースがあります。したがって法的保存期限を越えても保存しておく傾向にあります。しかし、これらの保存場所の確保にはコストがかかります。

また、あるプロジェクトが企画されると、関連する部署、会社、担当からたくさんの仕様、打合せメモ、スケジュール表等が発生し、これらは更新もされていきます。これらにはコンピュータ出力した紙のみならず手書きメモも含まれるでしょう。プロジェクトが進むにつれ、文書も増え関連も複雑になってきます。これら文書を参照しながらプロジェクトを進めていくには、整然とした文書管理が必要です。

特にOA化が進んだ近年、情報化により紙がコンピュータ、コピー、Fax などから大量生産され、”紙情報の洪水”、“ペーパージャングル”と呼ばれるようになりました。

2. 検索時間がかかる

インデックス付けされきちんと分類整理されていないと、探すために時間がかかってしまいます。物理的な紙、文書、本などは、視界からちょっとはずれた場所にあるだけで見つけ出すことはできません。例えば、必要な1ページが他の本の下に隠れていたり机の間に落ちてしまっただけで、探すためにかなりの時間を要すことがあります。

3. 分類の問題

紙文書の場合に常に遭遇する問題は、“分類”の問題です。ある文書をファイルフォルダにファイルしようとした時、まず、同じ分類のタイトルがあればそこに保存するでしょう。しかし、分類にない場合、1) 新しいフォルダを作成、または、2)従来の分類の中から似ているものをさがしてそこに入れる、でしょう。それでは、二つ以上の分類にまたがるものの場合どうしたら良いでしょうか?これには解答がありません。2部コピーして両方にファイルするのも一案です。

分類の問題を避けるために、“分類せずに時系列でファイル”する手法もあります。はたしてこれですべて解決するでしょうか?

ある文書が複数の分類にまたがり、検索時に問題となる例をあげます。例えば、病院のカルテ(紙)が名前順に分類され、ファイルされていたとします。もしこの中からある一人の名前を探し出すには何十万人いたとしても、辞書から単語を探すように何の問題もないでしょう。しかしながら、もしこの中から生年月日しかわからないカルテを探す場合、どうにもなりません。名前順のカルテ ファイルから一枚ずつチェックできるでしょうか?このような検索が頻繁におこる場合、生年月日順のインデックスを別に作成しておき、名前と照合できる表があれば解決できるでしょう。しかし、さらに血液型、病名、初診日といろいろなインデックスが必要で、日々これが更新されるとなると手間がかかり過ぎてこの紙によるカルテ管理は手に負えません。

(これがコンピュータ上のリレーショナル データベースで管理していれば解決できます。)

4. 共有化が難しい

もし、他の人があるファイルを持ち出していたとしたら、あなたにとってその文書は検索不可です。仮に誰が持ち出したか管理したとしても、同時に見ることはできません。

5. 資源の無駄

前項の共有化の問題から、手元ですぐに参照したい資料はつい、コピーして自分の引出しにファイルしたくなります。これは各人によって重複保管によって生ずる紙(およびコピー代)や人件費の無駄使いとなります。10人が参加する会議に10ページの資料が配布されると、100ページの紙がコピーされオフィス内のどこかにたまっていきます。

6. ミスファイル、紛失

文書を間違った場所にファイルしてしまったり、共有書棚に戻していなかったり、紛失してしまうと探し出すことはまず不可能です。必要な時、見つからない場合の損失は時間的、精神的なものに留まりません。大きな商談や裁判で負けてしまうことさえあります。

7. 物理的な消耗、破損

FAX 用紙や古い紙質の悪いものなどは時間経過により退色性や紙の劣化が原因で見えなくなってしまったり、ぼろぼろになってしまう場合があります。また、破いたりコーヒーをこぼしたり等、事故による思わぬ破損も考えられます。さらに火災や天災等によって紛失してしまう場合もあります。

8. 回覧文書の不公平と弊害

部内で紙文書を回覧する場合、通常、地位の上の者から回っていきます。本当に必要な人にはなかなか届かず、外出中の部長の机に止まったままの場合もあるでしょう。このような情報伝達の不公平と遅延が生じます。また、不要な紙情報が大量に回って内容をチェックするために部員の時間を浪費したり、机の上を乱雑にすることもよく見かけます。

 

B. コード化文書

1.入力コストがかかる

例えば、A4 用紙に詰まった文書を入力するコストは一枚最低でも 5〜600円 はかかるでしょう。一度コード化すれば再利用が簡単なので、出版物など多くの人から利用されるものは入力コストがかかってもコード化変換する価値があるでしょう。また、手書き文字のコード化は OCR を使ってもまだ100%ではありません。例えば、98%の認識率でも 2%をクリアするためや確認に手間がかかってしまいます。

2. 図や絵の入力は手間がかかる

図および絵などはコンピュータ入力に手間がかかります。例えば、サインやはんこをワープロのページに手軽に使えません。

3.検索方法の問題

通常、コンピュータ内の文書検索はファイル名に頼るため、ファイル名に含まれない情報で検索することは難しくなります。(但し、最近では全文検索のようにテキスト内容で検索する手法が出てきています。)

4.格納方法の問題

コンピュータのファイルシステムは階層構造になっているため、“A. 3. 分類の問題”と同様の問題が生じます。ある分類に付けた名前のディレクトリに入れたつもりでも、別の場所に保存されて見つからない場合がよくあります。

 

C. イメージ文書

1. 独自仕様の問題

従来の電子マイクロフィルムや専用電子ファイリングシステムは、各社の独自仕様のスタンドアロンタイプがほとんであったため、ネットワーク環境のパソコン端末から共有ができない、システム、メディアが高価、イメージデータの互換性がない等の問題がありました。

(最新のオープン仕様のものはこのような問題はありません。)

2. 劣化の問題

マイクロフィルムや 35mmフィルム等のアナログ媒体による保存の場合、紙と同様にイメージ劣化の可能性があります。

(ディジタルイメージによる電子ファイリングの場合このような問題はありません。)

3. インデックス付けが必要

検索するためには、インデックスキー、キーワードの入力が必須です。

(イメージデータを OCR で読取り、自動的にインデックス、キーワードを付けるものがあります。)

 

4.それぞれの文書管理の利点

A. 紙文書

1. 目に見える形でファイルされているので、視覚的、立体的に保存場所、量が理解できわかりやすい。

2. 多くのページがあってもページめくり(ブラウズ)によって目的のページが探しやすい。

3. 持ち運びが便利。本や新聞などはかなりの情報量を手軽に持ち運び、好きな時に見ることができる。但し、この利点は欠点とも裏腹である。持ち運べるために、共有化を難しくしたり、破損、紛失の原因となる。

B. コード文書

1. 検索データ自体がファイルの中に含まれているので、内容から検索しやすい。

2. コード化データの再利用が容易で便利。

3. 場所をとらない。

C. イメージ文書

1. 基本的には紙情報と同じため、手書き文書、図面等がそのまま見える。

2. 大量保存が可能なため、場所を取らない。

3. 早い検索(データベースを利用している場合)。

4. 分類の問題はなく、いろいろな切り口で検索が可能(データベースを利用している場合)。

5. 共有化が容易、セキュリティ管理もしやすい。

6. ディジタルイメージの場合、劣化がない。

7. コピーが不要となるため紙資源の節約になる。

8. バックアップも容易。

D. イメージ文書+コード文書

イメージ文書管理コード文書を取りこむことによって両方の利点を備えることができます。一つのデータベースから管理できることによって、検索が容易です。

 


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